図面管理を効率化する方法とは。データ化した図面を管理するときのポイントを解説
2024.04.01
図面は業務に欠かせない重要なものですが、紙で管理しているとさまざまな課題が生じます。
・必要な図面や最新の図面が見つけられない
・図面を紛失・汚損してしまう
・保管場所の確保が難しい
・社内で図面の共有がうまくいかず業務効率が下がる
・管理が煩雑で負担になる
そこで今回は、このような課題を解決し、効率的に図面管理する方法を紹介します。ポイントを押さえて図面管理を効率化し、業務を円滑に進めましょう。
図面管理を効率化する方法はデータ化
図面管理を効率化するには、図面のデータ化が欠かせません。図面をデータ化すると、下記のように効率化につながる多くのメリットがあるためです。
| ・検索性が高く、必要な図面をすぐに見つけ出せる
・バージョン管理が簡単なので、最新の図面が一目瞭然になる
・水濡れや汚損、劣化による視認性低下の心配がない
・図面保管のために物理的なスペースを取らないので、保管スペースを削減できる
・複数の部署間でも簡単に図面を共有できる
・フォルダの名称や保管場所のルールを決めておけば、管理作業を効率化できる
・手作業に比べて図面の修正や計算などを簡単にできる |
このように、図面をデータ化するだけで、紙の図面保管で悩まされていた課題のほとんどを解決できます。
図面をデータ化する際は、スキャナや複合機で紙図面をスキャンしましょう。また、スキャンの解像度を上げておくことで、使いやすいデータになります。
データ化した図面を管理するときのポイント
単に図面をデータ化するだけでは、効率的な管理を実現させるのは困難です。図面データの効率的な管理を実現するには、次の4つのポイントを押さえることが欠かせません。
・フォルダ名の付け方を統一する
・フォルダの保管場所を定める
・図面の更新情報を明確にする
・図面情報の流出・紛失対策を実施する
それぞれ詳しく解説します。
フォルダ名の付け方を統一する
図面管理を効率化するため、データ化した図面を格納するフォルダには統一した命名ルールを決めておきましょう。各担当者が自由にフォルダ名を付けると検索しづらくなり、フォルダを探すのに手間や時間がかかってしまうためです。これでは、せっかく図面をデータ化した意味がなくなってしまいます。
例えば、「図面の種類＿図面の名称＿図面番号＿更新日」といった順番・内容で付けるようにすると、検索性や視認性の高いフォルダにできます。項目名については、検索するときに思いつきやすいワードを含め、できるだけ短くすると使い勝手が良くなります。
フォルダの保管場所を定める
特定サーバーまたは共有フォルダなど、フォルダの保管場所を明確にしておくことも図面保管を効率化するための重要なポイントです。せっかくフォルダの命名ルールなどを整理しても、保管場所がバラバラだと探す手間が増えてしまいます。
効率性を高めるには、プロジェクト・種類などのカテゴリ別に保管場所を決めることが大切です。例えば、部署内でのみ使うデータは社内のサーバー、外部でも使いたいデータはクラウドサーバーなどのように分けるといった具合です。
また、フォルダの保管場所は一元化し、複数の場所に類似のフォルダが保管されることのないよう注意しましょう。加えて、保管時にフォルダの階層が深くなりすぎるとデータが探しにくくなるため、3階層程度に留めるのがおすすめです。
図面の更新情報を明確にする
図面の更新情報を明確にすることで、図面管理を格段に効率化できます。どのフォルダ・図面が最新のものか判別できるようにしておくことで、誤って古い図面を使用してしまうリスクを避けられます。
更新情報を明確にするには、下記の対策を講じましょう。
・更新日付を入れることを命名ルールに加える
・「最終」などの表記は避け、バージョン情報などを入れるようにする
・図面の更新履歴を残せるツールを導入する
対策することで、どれが最新版のデータか、決裁や承認後のデータがどれかなどをすぐに判別でき、作業の効率化を図れます。
図面情報の流出・紛失対策を実施する
図面をデータ化する際は、図面情報の流出・紛失対策を実施しましょう。過失やマルウェア感染などによって図面情報の流失・改ざん・紛失などが起こると、業務が滞るばかりか、顧客からの信頼も失いかねません。
図面情報の流出や紛失などを防ぐには、下記のような対策が効果的です。
| ・図面を保管しているサーバーや共有フォルダなどにアクセスできる従業員を限定する
・USBメモリを持ち出すときは、暗号化（パスワード設定）し、持ち出し者を記録する
・外部との共有方法についてもルールを統一して周知する |
また、日頃から従業員全体に対してセキュリティに関する研修を行い、図面データを慎重に管理するよう意識付けを行いましょう。
より効率的な図面管理方法として図面管理システムの活用もおすすめ
より効率良く図面管理をするなら、図面管理システムを活用するのもひとつの手です。
図面管理システムとは、図面などの関連書類を一元管理できるシステムで、社内でバラバラになっていた図面をまとめて管理・運用できます。ひとつのシステム内に集約できるため、探す手間が省ける点もメリットです。
中小製造業向けデジタルツールサービス「ゲンバト図面管理」なら、図面や関連書類をクラウド環境で一元管理できます。登録した図面に各種の関連書類を紐づけできるため、社内での共有がスムーズになります。
図面で気づいた点があればメモを残せるため、円滑に情報共有することも可能です。初期費用なしで利用できるので、ぜひお試しください。
まとめ
図面をデータ化し、フォルダ名の統一や保管場所の明確化・セキュリティ対策などを実施することで、煩雑で負担大きい図面の管理を効率化できます。検索性が上がることで、業務効率や生産性の向上も見込めます。
さらに、図面管理システムを導入すれば、自力でデータ管理するような負担もなく、より使いやすい図面管理が実現します。DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の一環としても検討してはいかがでしょうか。
